Nog iets meer dan een jaar en dan wordt e-facturatie verplicht in België, vanaf 1 januari 2026 om precies te zijn. Zo wordt e-facturatie tegen 2028 de norm in de Europese Unie. Wat betekent de verplichting tot e-facturatie precies voor Belgische kmo’s?
De verplichting tot e-facturatie betekent niet dat je gewoon je facturen moet digitaliseren en elektronisch moet versturen per e-mail, zoals de naam zou doen vermoeden. E-facturatie betekent dat je jouw facturen via Peppol moet versturen én ontvangen.
Wat is Peppol?
Peppol staat voor Pan-European Public Procurement Online. Dat is een moeilijke benaming voor een beveiligd Europees online netwerk waarmee je zakelijke documenten kunt uitwisselen, zoals offertes, bestelbonnen en facturen.
De facturen die via Peppol verzonden worden, zijn e-facturen. Deze zijn opgebouwd volgens een wettelijk vastgelegd protocol en hebben een gestandaardiseerde opmaak met bepaalde velden die ingevuld moeten worden. Facturen waarop essentiële informatie ontbreekt, worden geweigerd.
Voor wie is Peppol verplicht?
E-facturatie, en dus Peppol gebruiken, zal vanaf 1 januari 2026 verplicht zijn voor elke onderneming, van eenmanszaken en vrije beroepen tot kmo’s en multinationals.
Goed om te weten: Alleen facturen die je naar andere bedrijven stuurt, moeten e-facturen zijn. Maak je alleen facturen op aan particulieren? Dan blijf je deze bezorgen via e-mail of de post. Je dient je onderneming wel te registreren bij Peppol om facturen te ontvangen.
Hoe kan je starten met Peppol?
Voor wie van boekhouden en IT niet veel pap heeft gegeten, klinkt het hele e-facturatie gebeuren vast wat ingewikkeld. Schrikt de overschakeling jou ook wat af? Geen zorgen, overschakelen naar Peppol is simpeler dan je denkt.
Met een boekhoudprogramma
Werk jij al met een boekhoudprogramma? De meeste boekhoudprogramma’s zijn alles in gereedheid aan het brengen om e-facturatie via Peppol aan te bieden. Verschillende programma’s zijn er nu ook al mee in orde, zoals Octopus, OnFact en ZenFactuur.
Zonder boekhoudprogramma
Werk jij nog zonder boekhoudprogramma? In dat geval zijn er verschillende (gratis) mogelijkheden om aan de slag te gaan met e-facturatie:
- Via Doccle: Als zelfstandige krijg je gratis toegang tot Peppol via Doccle, waar het ondertussen geïntegreerd is. Meer informatie: https://doccle.be/voor-bedrijven/e-facturatie-via-peppol-als-opportuniteit-voor-een-efficientere-administratie/
- Via een boekhoudplatform: Bepaalde boekhoudplatformen hebben Peppol al geïntegreerd en bieden een gratis startpakket aan voor wanneer je niet veel facturen verstuurt. Dit zijn enkele mogelijkheden:
- Accountable: heeft sinds kort het interessant aanbod waarbij je gratis onbeperkt e-facturen kunt versturen en ontvangen via Peppol.
- OnFact: drie gratis facturen per maand.
- ZenFactuur: tien gratis facturen per kwartaal.
Handig om te weten: De programma’s die Peppol aanbieden, zorgen ervoor dat alles in orde is voor jou. Jij moet gewoon je factuur opmaken in je gekozen programma en het programma biedt deze vervolgens voor jou aan bij de juiste ontvanger.
Wanneer start je best met e-facturatie?
Wacht niet tot het laatste moment om te starten met e-facturatie. Ja, het is nog even tot 1 januari 2026, maar het zal er sneller zijn dan je denkt. Wij raden aan om er nu alles voor in gereedheid te brengen, zodat je tegen dat het verplicht is er geen kopzorgen meer over hebt.
Voed ook je leveranciers op: vraag aan hen om in de toekomst alle facturen en andere zakelijke documenten digitaal te ontvangen, en laat hen ook hun facturen bezorgen in xml-formaat.
Heb je nog vragen over Peppol of kan je hulp gebruiken bij je facturatie? Wij helpen jou graag verder. Contacteer ons gerust.