Creditnota

Inhoud:
• Wat is een creditnota?
• Wanneer moet je een creditnota opmaken?
• Hoe moet je een creditnota opmaken?
• Voorbeeld creditnota

Wat is een creditnota?

Een creditnota, ook wel geschreven als kredietnota, of creditfactuur wordt opgemaakt om een verzonden factuur terug te betalen (crediteren) of te corrigeren wanneer het gefactureerde bedrag te hoog was. Voor elke creditnota bestaat er dus altijd een factuur.

Met een creditnota leg je officieel het kwijtgescholden bedrag vast op papier. Hierdoor weet jouw klant dat zij dit bedrag niet meer hoeven te betalen of dat ze het bedrag terugbetaald krijgen. Eventueel kan je het bedrag ook als tegoed afhouden voor een toekomstige aankoop, maar hier moet je klant mee akkoord gaan.

Dien je een bedrag terug te storten aan je klant? Doe dit dan pas nadat je de creditnota verstuurde.

Wanneer moet je een creditnota opmaken?

Een creditnota moeten uitsturen wordt liefst vermeden, maar is soms onvermijdelijk. In principe mag je geen uitgestuurde factuur corrigeren, ook al is de klant akkoord.

Er zijn een aantal gevallen waarbij je een creditnota moet opmaken:
• Je maakte een fout ten nadele van de klant en dient dit te corrigeren, zoals de aangerekende btw, het aangerekend aantal goederen of een vergeten korting.
• Je kan een bestelde dienst of product niet leveren en dient de klant terug te betalen.
• De klant retourneert een deel van of zelfs de volledige bestelling.
• Je klant is failliet en er is geen mogelijkheid meer om de betaling te ontvangen. Om de btw en belastingen te kunnen recupereren, moet je de factuur kwijtschelden met een creditnota.

Hoe moet je een creditnota opmaken?

Bij het opmaken van een creditnota zijn er een aantal zaken waarmee je rekening moet houden. Een creditnota is een soort factuur en heeft dus dezelfde verplichtingen als een factuur, maar er zijn een paar verschillen:
• Het factuurbedrag is negatief.
• Bovenaan het document staat “creditnota” in plaats van “factuur”.
• De nummering mag volgen op de factuurnummering, maar je mag er ook een aparte nummering aan geven, zolang het volgnummer maar uniek is.
• Je verwijst naar de factuur waarop de creditnota betrekking heeft. Het bedrag van de creditnota mag het bedrag van de originele factuur niet overschrijden.
• Wanneer de creditnota betrekking heeft op een factuur waarop btw werd gerekend, vermeld je op de creditnota de volgende zin: “Btw terug te storten aan de Staat in de mate waarin ze oorspronkelijk in aftrek werd gebracht”.

Net zoals een factuur moet een creditnota 10 jaar bewaard worden.

Voorbeeld creditnota