Peppol

Wat is Peppol?

Peppol, afkorting voor Pan-European Public Procurement Online, is een beveilig en gesloten Europees online netwerk waarmee je zakelijke documenten kunt versturen en ontvangen, zoals offertes, bestelbonnen en facturen. Het is geen software, maar kan geïntegreerd worden in software zoals een boekhoudprogramma.

Wat is e-facturatie?

Facturen die via Peppol verzonden worden, zijn e-facturen. Deze zijn opgebouwd volgens een wettelijk vastgelegd protocol en hebben een gestandaardiseerde opmaak met bepaalde velden die ingevuld moeten worden. Facturen waarop essentiële informatie ontbreekt, worden geweigerd.

Waarom wordt Peppol ingevoerd?

Europa wilt de digitalisering van bedrijven bevorderen en de administratieve processen vereenvoudigen. Hiervoor werden richtlijnen opgesteld en is vanaf 2028 e-facturatie verplicht in heel Europa voor alle B2B-transacties. Peppol werd door de Belgische overheid gekozen als geschikte provider die aan de Europese regels voldoet.

Dankzij e-facturatie hebben zowel overheden als bedrijven voordelen:
• Een van de voordelen is digitalisatie, wat op haar beurt meer efficiëntie (dankzij minder papierwerk en snellere verwerkingstijden) en lagere kosten (dankzij minder boekhoudkundige handelingen en minder fouten) met zich meebrengt.
• Het helpt bij fraudebestrijding en cyberveiligheid doordat alles verloopt op een beveiligd en gecontroleerd netwerk.
• Je krijgt een beter debiteurenbeheer doordat klanten hun facturen sneller kunnen verwerken en daardoor sneller zullen betalen.
• E-facturatie is duurzamer doordat er geen papieren en fysieke verzending nodig zijn, daarnaast vraagt de digitale opslag van e-facturatie ook minder ruimte.

Voor wie is Peppol verplicht?

E-facturatie, en dus Peppol gebruiken, zal vanaf 1 januari 2026 verplicht zijn voor Belgische ondernemingen die btw-plichtige handelingen factureren aan andere Belgische ondernemingen (B2B).

Uitzonderingen:
• Ben je gemengd btw-plichtig? Dan hoef je voor facturen waarop alleen btw-vrijgestelde handelingen staan geen e-facturatie te gebruiken.
• Ben je volledig btw-vrijgesteld? Dan hoef je geen gebruik te maken van e-facturatie. Je dient je onderneming wel te registreren bij Peppol om aankoopfacturen te ontvangen.
• Facturen aan particulieren blijf je bezorgen via e-mail of de post.

Wat als ik geen Peppol wil gebruiken?

Je hebt eigenlijk geen keuze, e-facturatie wordt een verplichting en de norm in de toekomst. Facturen die verstuurd worden via andere wegen zullen niet aanvaard worden. Daarnaast riskeer je boetes die variëren van 50 tot 5000 euro, en eventueel een belastingcontrole.

Hoe moet je starten met Peppol?

Wacht niet tot het laatste moment om te starten met Peppol. In onze blog Hoe starten met Peppol facturen lees je alles over hoe je (gratis) met Peppol kan beginnen.