Debiteurenbeheer:
betekenis en belang

Als ondernemer ken je het probleem van wanbetalers. Helaas heeft elk bedrijf ermee te maken. Daarnaast vindt 1 op 4 van de Belgische kmo’s het een uitdaging om klanten tijdig te laten betalen.

Wist je dat zo’n 15% van facturen te laat betaald wordt? 6% van facturen blijft zelfs helemaal onbetaald. Een goed debiteurenbeheer biedt hier de oplossing. Wat is debiteurenbeheer? En waarom is debiteurenbeheer belangrijk?

Inhoud:
• Debiteurenbeheer betekenis
• Waarom is debiteurenbeheer belangrijk?
• Debiteurenbeheer optimaliseren
• Debiteurenbeheer uitbesteden

Debiteurenbeheer betekenis

Debiteurenbeheer betekent simpelweg het beheren van je klanten (de debiteuren). Wat er vooral mee bedoeld wordt, is het beheren van de financiële administratie die te maken heeft met je klanten. Een debiteurenbeheerder neemt hiervan het hele proces in handen, en zorgt ervoor dat klanten jouw facturen op tijd betalen.

Debiteurenbeheer omvat de volgende taken:
• De kredietwaardigheid van klanten controleren, door bijvoorbeeld na te kijken of de inhoudingsplicht op facturen geldt.
• Facturen (op tijd) opstellen.
• Betalingen kort en strikt opvolgen.
• Schriftelijke en telefonische aanmaningen doen horende bij vervallen facturen.
• Schakelen naar incasso waar nodig.
• Betalingsregelingen treffen waar nodig.

Een debiteurenbeheerder volgt deze taken systematisch en nauwkeurig op.

Waarom is debiteurenbeheer belangrijk?

Dankzij een goed debiteurenbeheer wordt voorkomen dat openstaande facturen zich opstapelen en er cashflowproblemen ontstaan. Openstaande facturen kunnen er op termijn voor zorgen dat je zelf je rekeningen niet meer kunt betalen, en kunnen zelfs resulteren in een faillissement. Dat laatste klinkt misschien onwaarschijnlijk, maar jaarlijks gaan veel bedrijven overkop en is cashflowproblemen door wanbetalers een van de belangrijkste redenen.

Debiteurenbeheer optimaliseren

Er zijn een aantal zaken die je kunt doen om ervoor te zorgen dat je wanbetalingen tot een minimum beperkt onder jouw klanten:

• Research je (potentiële) klanten: Zoek je (zakelijke) klant eens op via Google. Check daarnaast zeker hun kredietwaardigheid, door bijvoorbeeld de jaarrekening na te kijken.

• Maak duidelijke afspraken: Maak afspraken met je klant over de betaaltermijn en hoe je jouw factuur dient op te stellen, bijvoorbeeld op basis van een inkooporder of met een duidelijke timesheet erbij. Door duidelijke onderlinge afspraken maak je het zowel voor jezelf als voor je klant zo makkelijk mogelijk en vergroot je de kans dat je klant tijdig zal betalen. Stuur je algemene voorwaarden automatisch mee met alle zakelijke documenten. Zet hier ook alle informatie in over betalingen, kosten, levertermijnen, betaaltermijnen…

• Stuur facturen op tijd uit: Wacht geen twee weken of langer om facturen uit te sturen, maar stel deze minstens twee keer per week op. Meld op je facturen duidelijk wat de vervaldatum is en welke kosten verbonden zijn aan herinneringen. Stuur facturen digitaal, zodat de klant deze zeker ontvangt.

• Stel een standaardprocedure op: Met een duidelijk opgesteld werkproces ga je consistent te werk en behandel je elke openstaande factuur op dezelfde manier. In deze procedure verduidelijk je onder andere hoe vaak je debiteurenbeheer inplant, wanneer en hoe je betaalherinneringen en aanmaningen stuurt, wanneer je de klant telefonisch benadert, wat er moet gebeuren wanneer de betaling uitblijft… Zorg er in ieder geval voor dat je klanten snel contacteert na het verstrijken van de betaaltermijn. Als je hiermee te lang wacht, laat je uitschijnen dat je zelf de vervaldatum niet serieus neemt. Wanneer je nauwgezet je eigen regels opvolgt, zullen klanten dit merken en in de toekomst sneller betalen.

• Automatiseer waar mogelijk: Dit kan je op verschillende manieren doen, enkele voorbeelden:
○ Koppel je bank aan je facturatieprogramma zodat betalingen automatisch geregistreerd worden.
○ Laat herinneringen automatisch verstuurd worden vanuit je facturatieprogramma.
○ Zet domiciliëringen op.

Debiteurenbeheer uitbesteden

Als zaakvoerder weet je dat een goed debiteurenbeheer enorm belangrijk is binnen je bedrijf, maar waarschijnlijk is het niet jouw favoriete bezigheid. Dit kan verschillende redenen hebben: je wilt de relatie met je klant niet verzuren, je verliest te veel tijd of focus die je nodig hebt voor andere zaken of je vindt het gewoon echt niet leuk om te doen.

Door het debiteurenbeheer van je zaak uit te besteden aan FAS, bespaar jij tijd en moeite. Daarnaast ben je verzekerd van een efficiënte en grondige aanpak, waardoor jouw cashflow verbetert en risico’s geminimaliseerd worden.

Interesse in professioneel debiteurenbeheer? Laat we eens babbelen!