Als ondernemer ga je wel eens uit eten met een (potentiële) klant of leverancier. Je kan deze kosten inbrengen in je boekhouding, en dan wil je natuurlijk dat deze tijdens een eventuele belastinginspectie niet verworpen worden. Voorkom dit door rekening te houden met een aantal praktische regels inzake restaurantkosten inbrengen.
Een zakenlunch of -diner met een (potentiële) klant of leverancier is niets vreemd en je kan deze kost zeker en vast in je boekhouding verwerken. Het gaat tenslotte om jouw bedrijf en waarom zou je het aangename niet aan het nuttige koppelen? Je moet echter wel rekening houden met een paar regels.
Hoe bewijs je het beroepskarakter van je restaurantkosten?
Vermijd discussies met de belastinginspecteur door de volgende tips in het achterhoofd te houden:
• Vraag altijd een btw-bonnetje. Een gewoon betaalbewijs of pro forma ticket kan je niet inbrengen in je boekhouding.
• Plan je zakenetentje liefst op een weekdag. Etentjes die tijdens het weekend of op feestdagen plaatsvinden, worden makkelijker in twijfel getrokken.
• Schrijf op de achterkant van het restaurantticket (het btw-bonnetje) de naam van de klant of de leverancier. Zo is het duidelijk over welke ontmoeting het precies ging.
• Sprak je met jouw klant of leverancier af via mail? Hou deze mail dan bij als extra bewijs. Dat geldt ook voor een afspraak die in je agenda staat genoteerd. Noteer indien mogelijk ook duidelijk het doel van de afspraak bij in de mail of in je agenda.
• Leg bij een controle de betreffende afrekening van je zakelijke (!) creditkaart of het bankuittreksel voor om de restaurantkost extra te staven.
Welk bedrag van het btw-bonnetje is aftrekbaar?
Restaurantkosten van etentjes met klanten en leveranciers zijn voor 69% aftrekbaar als beroepskost.
De btw op restaurantkosten kan je niet terugvorderen, ondanks de benaming btw-bonnetje.