Wanneer het einde van een kwartaal in zicht komt, weet je wat dat betekent als ondernemer: zoeken achter alle papieren die je boekhouder nog nodig heeft om de kwartaalafsluit tot een goed einde te kunnen brengen. Met onze werkwijze ben jij bij elke kwartaalafsluit goed voorbereid en wordt dit vanaf nu een fluitje van een cent.
Alles begint bij een goed georganiseerde administratie. Wanneer je doorheen het kwartaal alles ordelijk bijhoudt, is een kwartaalafsluit niet langer een stressmoment. Je hoeft niet meer te zoeken achter documenten die eigenlijk al bij je boekhouder hadden moeten zijn.
Dat is voor velen makkelijker gezegd dan gedaan. Want de ene factuur krijg je digitaal, de andere in je brievenbus en nog een andere komt rechtstreeks in je boekhouding via Peppol. En die btw-bonnetjes van je restaurantbezoeken zitten ergens in je portemonnee gepropt of liggen ergens op je bureau om in te scannen.
Hoe bekom je nu een goed georganiseerde administratie? Digitaliseren!
Waarom je jouw boekhouding moet digitaliseren
Vroeger was het normaal om je boekhouding naar je boekhouder te brengen in een envelop of een schoendoos. En hoewel sommige ondernemers dat nog steeds doen, is dat natuurlijk echt niet meer nodig.
Elke boekhouder werkt met een (beveiligd) boekhoudprogramma. Je kan je facturen meestal rechtstreeks in dit programma uploaden, of alles digitaal aan je boekhouder bezorgen via e-mail. Vraag je boekhouder naar de opties.
Door alles digitaal te bezorgen, bespaar je tijd en moeite voor jezelf en je boekhouder. Daarnaast zit alles achter slot en grendel, en blijven alle documenten netjes geordend zonder kans op verlies.
Zo digitaliseer je jouw boekhouding
Stap 1: Niets meer op papier
Inkomende facturen
Krijg jij nog veel papieren facturen? Vraag aan je leveranciers om alles digitaal aan te leveren. Alles dat je nog op papier krijgt, scan je meteen in en gaat dan in de papierversnipperaar. Facturen per mail sla je op op jouw pc of in je cloud. De behandelde mails laat je niet in je inbox staan, maar verwijder of archiveer je meteen.
Kastickets en btw-bonnetjes
Het handigste is om meteen een foto te nemen van alle bonnetjes die je in handen krijgt en in de boekhouding moeten. Stuur deze foto meteen door naar je facturatiemailadres of zet hem in je cloud als deze op je gsm staat.
Wanneer het niet lukt om meteen een foto te nemen of iets in te scannen, zorg dan dat er een bakje staat aan de scanner of op je bureau voor inkomende facturen. Je kunt ook bakjes zetten voor andere inkomende documenten die gedigitaliseerd moeten worden. Maak dan wel wekelijks tijd om de papieren in deze bakjes weg te werken!
Stap 2: Structuur op je pc
Laat bestanden niet in de Downloads of Scans mappen staan, maar zet ze meteen (of toch wekelijks) op de juiste plek.
Gebruik een gestructureerde mappenindeling en duidelijke bestandsnamen. Zo vind je makkelijk bestanden terug.
Een goede mappenstructuur is bijvoorbeeld:
Hoofdmap “Boekhouding” > Submap “2024” > Submap “Q4” > Submappen per maand voor inkomende facturen en bonnetjes, en één submap voor verkoopfacturen.
Stap 3: Boekhouding aanleveren
Er zijn een aantal manieren om je boekhouding aan te leveren. Nu alles digitaal is, kan het allemaal makkelijk en snel van achter je computerscherm.
Via e-mail aan je boekhouder
Je kan je documenten aanleveren aan je boekhouder via hun persoonlijk mailadres. Zet dan de facturen in gecomprimeerde mappen: een map voor alle inkomende facturen van het kwartaal en eentje voor alle verkoopfacturen. Dit doe je meestal aan het begin van het nieuw kwartaal, maar natuurlijk voor de 10de van de nieuwe maand. Sommige boekhouders vragen ook tussentijds je boekhouding op.
Via e-mail aan je boekhoudprogramma
Vaak heeft je boekhoudprogramma een mailadres specifiek om jouw boekhouding aan te leveren. Deze manier van werken is handig wanneer je niet alles eerst zelf wilt verzamelen op je pc, maar alles meteen wilt aanleveren aan je boekhouder. Een inkomende factuur per mail stuur je dan meteen door naar het facturatiemailadres van jouw boekhouding. Ook gescande facturen of foto’s van bonnetjes kan je zo meteen doorsturen. Dit doe je niet rechtstreeks naar je boekhouder, ze zouden snel STOP zeggen.
Rechtstreeks in het programma
Onze persoonlijke favoriet is om de documenten rechtstreeks op te laden in het boekhoudprogramma. Zo kan je dubbelchecken of alles erin zit, en gaat er niets verloren in een e-mail. Sommige boekhoudplatforms hebben een app waarin je meteen een foto kan nemen of uploaden, dit kan handig zijn voor kastickets en btw-bonnetjes.
Stap 4: Maak er een gewoonte van
Het digitaliseren en geordend houden van je administratie klinkt misschien als een grote stap, maar met een beetje oefening wordt het een simpele routine. Zo bespaar je niet alleen tijd, maar je administratie wordt er ook overzichtelijker en professioneler van. En dat is zowel voor jou als voor je boekhouder een groot voordeel!
Begin vandaag met digitaliseren en zet die eerste stap naar een efficiënter administratieproces. Zo ben je tegen het einde van het kwartaal klaar om alles soepel en digitaal in te leveren.
Schakel hulp in
Kom je er niet uit? Misschien is digitalisatie voor jou nog even wennen of kom je simpelweg de tijd tekort. Misschien is het dan tijd om hulp in te schakelen.
Bij FAS ondersteunen we ondernemers die hulp kunnen gebruiken bij het digitaliseren en doorsturen van hun administratie.
Wij kunnen je helpen met:
• Een efficiënt digitaal systeem opzetten zodat je administratie voortaan moeiteloos gedigitaliseerd en gedeeld kan worden.
• Advies en ondersteuning bij het kiezen van de beste digitale tools en software die aansluiten bij jouw manier van werken.
• Het digitaliseren zelf, voor als je tijd tekortkomt om alles zelf in orde te brengen.
Neem gerust contact met ons op, we helpen je graag verder.