Ontploft jouw mailbox ook dagelijks, of krijg je hem moeilijk onder controle? Elke dag bedolven onder de mails en het lijkt alsof je dat getal van ongelezen mails nooit lager krijgt. Je mailbox organiseren is zo geflikt met onze tips.
BAAS over je mailbox
Met ons BAAS-principe word je jouw mailbox zo de baas:
1. Beperk
Beperk de tijd die je in je mailbox steekt. Dit lijkt misschien contradictorisch, maar door te batchen, win je tijd. Kies twee tijdstippen per dag uit waarop je alleen op jouw mailbox focust, en dit voor een bepaalde tijdsspanne van bijvoorbeeld maximaal 30 of 60 minuten.
Beperk ook in mails die je stuurt, en stuur alleen een e-mail wanneer deze echt nodig is. Een e-mail is geen chatbericht, hou het dus duidelijk en to the point. Heb je meerdere vragen? Stel ze in één bericht om extra mailverkeer te vermijden. Voeg ook alleen de juiste personen toe in CC om onnodige ruis en mails in een ander z’n mailbox te voorkomen.
2. Automatiseer
Stel automatisaties in door bijvoorbeeld nieuwsbrieven automatisch te klasseren in een map 𝘕𝘪𝘦𝘶𝘸𝘴𝘣𝘳𝘪𝘦𝘷𝘦𝘯. Of laat mails waarbij je in CC of BCC staat automatisch terechtkomen in een map 𝘊𝘊/𝘉𝘊𝘊.
3. Archiveer
Archiveer behandelde mails in gecategoriseerde mapjes per project, klant, dienst,… Zo hou je je inbox opgekuist en vind je makkelijk mails terug indien nodig.
4. Splits op
Zijn er mails die in jouw mailbox terechtkomen, maar beter bij een ander mailadres, een collega of andere dienst terechtkomen? Laat crediteuren hun facturen bijvoorbeeld versturen naar een facturatie-mailadres. En laat afzenders mails rechtstreeks naar je collega sturen als je deze mails sowieso doorstuurt zonder ze zelf te behandelen.
Bonustips
We hebben nog drie bonustips voor jou:
5. Schrijf uit
Schrijf je uit van nieuwsbrieven die je eigenlijk toch nooit leest.
6. Blokkeer
Tussen je mails zitten waarschijnlijk ook spam mails. Blokkeer deze afzenders, zodat ze in de toekomst niet terug tussen je ongelezen mails zitten.
7. Delegeer
Als jouw mailbox elke dag aanvoelt als een zware taak, is het misschien een beter idee om de controle uit handen te geven. Daarvoor kan je natuurlijk terecht bij FAS. Wij houden van mailboxen organiseren en onder controle houden. Contacteer ons gerust voor meer info.