Voor veel bedrijven is omgaan met wanbetalingen een uitdaging. Openstaande facturen tijdig innen, is van cruciaal belang voor een gezonde cashflow en een stabiele financiële positie.
Een schriftelijke aanmaning is vaak de eerste stap, maar een telefonische aanmaning kan een waardevol middel zijn om het betalingsgedrag van je klant positief te veranderen en onbetaalde facturen geïnd te krijgen. Hoe pak je telefonisch aanmanen nu best aan?
Wees voorbereid
Vooraleer je begint met telefoneren, is het belangrijk om je goed voor te bereiden. Verzamel alle relevante informatie over de openstaande factuur, inclusief het factuurnummer, het bedrag, de vervaldatum en eventuele eerdere communicatie of schriftelijke aanmaningen. Dit helpt je om vol vertrouwen een duidelijk gesprek te voeren.
Hou het professioneel en beleefd
Hou in gedachten dat het doel van jouw telefoongesprek niet de confrontatie is, maar wel de oplossing. Wees daarom altijd professioneel, respectvol en beleefd, hoe gefrustreerd je ook bent. Een vriendelijke toon kan een groot verschil maken om het betalingsgedrag van je klant te veranderen in de positieve richting.
Probeer de situatie te achterhalen
Probeer tijdens het telefoongesprek de reden tot wanbetaling te achterhalen. Luister aandachtig naar wat de klant zegt en toon begrip voor de situatie. Zo komt er een oplossing voor verdere betalingen of kan er rekening mee worden gehouden in de toekomst.
Bevestig de volgactie
Aan het einde van het telefoongesprek is het belangrijk om de volgende stappen te bevestigen. Als de klant akkoord gaat met een betalingsregeling, stuur dan een schriftelijke bevestiging van de overeenkomst. Als er een andere afspraak is gemaakt, zorg er dan voor dat beide partijen begrijpen wat er van hen verwacht wordt.
Volg op
Hou alle communicatie goed bij, zodat je makkelijk kan opvolgen. Als de klant instemde met een betalingsregeling, zorg er dan voor dat de klant deze nauwkeurig naleeft. Indien je geen betaling ontvangt op de afgesproken datum, neem je opnieuw contact op om het probleem aan te pakken.
Blijft het probleem aanhouden? Dan is het tijd om de inning uit handen te geven, bijvoorbeeld aan je advocaat of een incassobureau.
Heb je hulp nodig bij telefonische aanmaningen? Laat het aan FAS over! Contacteer ons gerust om te bekijken hoe wij kunnen helpen.