Om efficiënt, effectief en betrouwbaar werk te leveren, zijn er een aantal vaardigheden cruciaal in de administratieve wereld. Dankzij de volgende soft en hard skills kun je niet alleen je professionele groei optimaliseren, maar ook bijdragen tot een positieve werkcultuur.
1. Soft skills
Soft skills zijn intra- en interpersoonlijke vaardigheden en omvatten respectievelijk je persoonlijke eigenschappen en vermogens, en je gedragingen en houdingen naar anderen toe. Deze soft skills zijn essentieel voor een administratief freelancer:
1.1. Nauwkeurig
Iedereen maakt wel eens een fout, geen probleem. Maar zorg er dan voor dat je die fout daarna niet nog eens maakt. Wees ook eerlijk over je fout en minimaliseer niets.
Maak een gewoonte van een goede werkwijze en handleiding ontwikkelen per klant en van dubbel of zelfs driedubbel checken wanneer nodig. Zeker wanneer je met financieel beheer bezig bent, is fouten maken uit den boze. Een verkeerd geplaatste komma of nul kan grote gevolgen hebben.
1.2. Flexibel en stressbestendig
Deadlines moeten halen die met rasse schreden naderen, dringende zaken die er plots tussenkomen, klanten die overschakelen naar nieuwe systemen, last-minute meetings willen of plannen wijzigen. Het zijn maar een paar voorbeelden van situaties waarbij je je flexibel moet opstellen en het hoofd koel moet houden.
Door je planning probleemloos te kunnen omgooien zonder (veel) stress te ervaren, zal je beter in staat zijn te blijven presteren onder druk en bij onverwachte veranderingen.
Een goed mantra bij stress? “Je kan maar doen wat je kan doen.”
1.3. Creatief en oplossingsgericht denken
Wanneer je makkelijk out of the box kunt denken, toon je aan dat je initiatief kunt nemen en aan nieuwe ideeën kunt bijdragen.
Creatieve denkers zijn minder gevoelig voor verandering en dragen bij aan een positieve en dynamische werkomgeving. Dit zorgt voor meer betrokkenheid tussen de collega’s en bijgevolg ook voor meer motivatie.
Daarnaast is het in de administratieve wereld belangrijk dat je mee kunt denken over innovatieve en efficiënte oplossingen voor complexe problemen, maar ook dat je proactief kunt bijdragen bij het verbeteren van werkprocessen.
1.4. Tijd- en prioriteitenbeheer
Administratieve professionals moeten vaak meerdere taken tegelijk beheren en prioriteiten stellen om deadlines te halen. Een goede planning is hierbij noodzakelijk.
Enkele handige tips en tricks om je daarbij te helpen:
• Gebruik een centrale agenda die je overal kunt raadplegen. Maak hierin je planning op basis van je prioriteiten. Deze kun je vinden door bijvoorbeeld gebruik te maken van de Eisenhower Matrix.
• Zet deadlines en doelen voor jezelf, maar hou ze haalbaar.
• Hou je to-do-lijsten centraal (en digitaal!) op één plek. Nog op zoek naar een goede app hiervoor? Hier zijn er vijf interessante.
• Hou je werkplek opgeruimd en georganiseerd. Tips nodig hierover? Lees onze blog over een ordelijk bureau.
• Doe aan monotasken in plaats van multitasken en neem regelmatig pauzes. Maak bijvoorbeeld gebruik van de Pomodoro techniek: kies een taak, focus hier 25 minuten op (zet een timer!) en neem dan 5 minuten pauze. Na vier focusrondes, neem je een langere pauze van 15 à 30 minuten.
• Leer ‘neen’ te zeggen tegen extra taken waar geen ruimte voor is in je planning.
2. Hard skills
Hard skills zijn technische vaardigheden die je hebt verworven door opleidingen, cursussen of trainingen. Deze hard skills zijn essentieel voor een administratief freelancer:
2.1. Computer en software
Als administratieve professional werk je quasi heel de dag op je computer en met verschillende programma’s. Je moet dus niet alleen goed overweg kunnen met algemeen gebruikte software, zoals Microsoft Office, maar ook met klant specifieke programma’s.
Met deze specifieke software leer je natuurlijk werken op de job zelf. Hier geldt wel: hoe beter je computer skills zijn, hoe gemakkelijker je nieuwe software onder de knie krijgt. Heb je al met verschillende specifieke programma’s gewerkt? Dan zal je makkelijker met nieuwe programma’s overweg kunnen.
Deze computer- en softwarevaardigheden maken je niet alleen productiever en efficiënter, maar stellen je ook in staat om problemen (sneller) op te lossen en maken je flexibeler binnen het bedrijf.
2.2. Boekhouding en financieel beheer
Binnen elke administratie zal je te maken krijgen met facturen, offertes en andere financiële documenten.
Kennis van boekhouding en financieel beheer zijn hier dus geen overbodige luxe. Hoe kun je anders zien dat de maatstaf van heffing niet klopt, de btw verkeerd berekend werd of noodzakelijke gegevens missen op een document?
Een groot pluspunt? Facturen kunnen inboeken.
2.3. Gegevensbeheer
Een goed, gestructureerd gegevensbeheer is essentieel voor de nauwkeurigheid en beveiliging van informatie binnen je bedrijf. Planningen, beslissingen en samenwerkingen gaan of staan met gegevensbeheer.
Het juiste gegevensbeheersysteem zorgt niet alleen voor betrouwbare en nauwkeurige informatie, maar het werkt ook efficiënter doordat je de juiste informatie snel en eenvoudig vindt. Daarnaast voorkom je dat belangrijke informatie verloren gaat.
Bovendien omvat gegevensbeheer ook het beschermen van je informatie tegen datalekken of onwettige toegang. Dit is cruciaal voor het bewaren van de privacy van klanten en medewerkers en het voldoen aan de voorwaarden van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
Enkele praktische tips:
• Hou al je gegevens op één centrale locatie, zoals een cloud. Dit zorgt niet alleen voor een betere toegankelijkheid, maar helpt ook bij de beveiliging van je gegevens.
• Neem regelmatig back-ups om gegevensverlies door onverwachte storingen te vermijden.
• Maak een gewoonte van documenteren en zorg ervoor dat je deze documentatie in het systeem opslaat.
• Gebruik binnen een organisatie dezelfde manier van werken, bijvoorbeeld om bestanden te benoemen en mappen te structureren.
2.4. Taalvaardig
Met taalvaardigheden bedoelen we niet hoeveel talen je spreekt, maar vooral hoe vaardig je bent in de taal die je voor een bepaalde job moet kunnen. Is Nederlands je moedertaal, maar kun je niet foutloos schrijven? Oeps…
Daarnaast hoort ook communicatie bij taalvaardigheid. Hoe communiceer jij met je collega’s of personen buiten het bedrijf? Kun jij op een duidelijke en begrijpelijke manier informatie overbrengen aan anderen? Hoe zit het met luisteren?
Met goede taal- en communicatievaardigheden kun je onder andere een efficiënte samenwerking opzetten, een positieve werkomgeving bewerkstelligen en misverstanden voorkomen.
Enkele praktische tips:
• Maak gerust gebruik van hulpmiddelen om foutloze e-mails en teksten te versturen, zoals spellingscontroles, grammaticacheckers en zelfs Google.
• Wees proactief en vraag regelmatig feedback aan de mensen waarmee je samenwerkt. Dit verbetert niet alleen je relatie met je collega’s of klanten, maar helpt ook om je communicatie- en taalvaardigheden te verbeteren.
• Ken je publiek. Hou rekening met wie je te maken hebt en pas je stijl aan indien nodig. Gebruik bijvoorbeeld een meer formele toon voor externe communicatie of communicatie met iemand die je nog niet kent.