We hebben allemaal wel eens last van focus verliezen en uitstelgedrag. Pauzeren en dagdromen is zeker en vast toegelaten. Maar als je heel de dag lang procrastineert, raakt je werk natuurlijk niet klaar.
Aan het andere eind van het spectrum is er de drukte die dagelijks op je afkomt. Er is elke dag meer en meer afleiding en je bent non-stop bereikbaar. Of je hebt het gevoel dat je constant druk in de weer bent, maar dat je geen zicht hebt op het einde van de tunnel. Zijn er manieren om je productiviteit te verhogen, zonder méér te moeten werken? Jazeker!
Met onderstaande tips verhoog je je productiviteit zonder je werklast te verhogen.
Maak een planning
Schrijf op wat je gedaan wilt krijgen die dag. Trap hierbij niet in de val van ellenlange to do lijstjes te maken. Een te lange to do lijst heeft een verlammend effect. “Nog zó veel werk, dat krijg ik nooit gedaan…”
Maak je planning aan het einde van de werkdag voor de volgende dag, zo begin je alvast met een voorsprong. Stel een lijst op van drie à vijf taken die je gedaan moet of wilt hebben. Bepaal ook meteen de volgorde waarin je de taken uit gaat voeren.
Werk aan één taak en ga niet multitasken. Begin ook altijd met de moeilijkste of vervelendste taak. Aan het begin van je werkdag heb je nog het meeste fut en niets is zo motiverend als het gevoel dat je krijgt na die taak van je lijst te schrappen.
Elimineer afleiding
Als je bezig bent met creëren of werken, schakel dan alle afleiding uit zodat je volledig en ongestoord kan focussen op de taak voorhanden. Dit wil zeggen: geen meldingen van e-mails, berichten, social media, nieuws… Kortom, geen communicatie met de buitenwereld.
Zorg er ook voor dat mensen rondom je weten dat je alleen voor noodgevallen gestoord mag worden. Je kan dit afbakenen met bepaalde tijdsblokken, of wanneer je deur gesloten is. Dit is vooral belangrijk als je een thuiskantoor hebt en iedereen het normaal vindt om je te pas of te onpas te storen.
Wanneer mag je dan wel alle inkomende communicatie bekijken? Kies twee momenten in je werkdag waarop je e-mails en berichten leest en beantwoordt. Bijvoorbeeld wanneer je werkdag begint en vlak na je middagpauze.
Social media en nieuwsupdates lezen, hoort waarschijnlijk niet bij je jobomschrijving. Dit doe je tijdens je pauzes of na je werkdag.
Neem voldoende pauze
Niets zo nefast voor je productiviteit als vermoeidheid. Als je denkt dat je geen tijd hebt voor pauzes, heb je het mis. Je hebt een bepaalde limiet hoelang je aan één stuk door geconcentreerd kan werken. Eens je deze limiet bereikt, werk je niet productief meer. Neem daarom voldoende, korte pauzes. De tijd die je pauzeert, win je dubbel terug doordat je productiviteit en efficiëntie verhoogt.
Neem bijvoorbeeld elk half uur vijf minuten pauze of elk uur tien minuten. Al is het maar om de benen eens te strekken, je uit te rekken of iets te drinken te halen.
Jezelf belonen met wat ontspanning na een periode van verhoogde inzet zorgt er ook voor dat je stressniveau daalt. Hierdoor word je automatisch productiever.
Schrijf alles op
Ben jij zo iemand die alles probeert te onthouden? Dit vraagt enorm veel aandacht en vreet energie. Maak er een nieuwe gewoonte van om àlles te noteren; elke taak en elke afspraak.
Zoek een vertrouwd systeem om je hierbij te helpen. Dat kan een doodgewone notitieboek zijn of een handige app op je smartphone, die je waarschijnlijk toch altijd bij de hand hebt.
Sluit op het einde van de werkdag ook alle openstaande tabs in je browser en alle programma’s op je computer af zodat je je computer volledig kan uitschakelen in plaats van deze in slaap- of sluimerstand te zetten. Belangrijke open tabs of nog niet afgesloten zaken hou je bij in je nieuw systeem.
Door alles op te schrijven en op het einde van de dag af te sluiten, bevrijd je je geest van onvoltooide verbintenissen die veel mentale energie vergen. Je begint de volgende dag met een schone lei en gaat met rust in je hoofd naar huis. Je zal minder afgeleid zijn, meer fut hebben en vanzelf productiever worden.
Organiseer je werkplek
Een nette, opgeruimde werkplek creëert rust in je hoofd. Rommel daarentegen zorgt voor afleiding en prikkels. Bedenk jezelf even hoe je je voelt als alles opgeruimd is. Zalig, toch? Wat een ruimte, zowel rondom je als in je hoofd.
Kan je wat tips gebruiken over hoe je jouw werkplek opgeruimd kan houden? Lees onze blog over hoe je je bureau op orde houdt.